Kerkchat is beschikbaar!

Aanvulling 10 augustus 2022: Als uw gemeente gebruik gaat maken van de Kerkchat dan is ons advies om richting gemeenteleden aan te geven dat de Kerkchat in Appostel zichtbaar is na eenmalig uitloggen en inloggen.

Kerkchat is beschikbaar!

Binnenkort (in de week van 17 juli a.s.) is de nieuwste versie van de Appostel app beschikbaar met o.a. de nieuwe Kerkchat. Hiermee kunnen u en uw gemeenteleden, in specifieke groepen, berichten met elkaar uitwisselen, bijvoorbeeld voor de colleges, het jeugdwerk of diaconale werkgroepen.

In dit nieuwsbericht ontvangt u meer informatie over de kerkchatfunctie en een overzicht van de overige aanpassingen.

Activeren Kerkchat in de gemeente door de beheerder:

1. Bij Modules in Website/Instellingen kan de beheerder “Kerkchat” activeren.
2. Door het activeren komt, in het menu van de beheerder, het onderdeel “Kerkchat” beschikbaar. Als de module is ingeschakeld én de gemeente wil deze weer uitschakelen, ziet het gemeentelid in Appostel mogelijk nog maximaal 5 minuten de Kerkchat. Dit heeft te maken met het cachegeheugen. Na 5 minuten óf door uitloggen/inloggen is de situatie weer actueel.
3. De beheerder kan vervolgens Kerkchatgroepen c.q. onderwerpen aanmaken.
   Vervolgens kan er per kerkchatgroep het volgende worden ingesteld:
   1. Wel of geen specifieke beheerder (zie voor meer uitleg punt 5)
   2. Specifiek label koppelen (waardoor het gemeentelid makkelijker kan filteren)
   3. Specifieke locatie koppelen
   4. Specifieke groep koppelen die mag deelnemen aan de specifieke kerkchatgroep. Vervolgens kan ingesteld worden welke rechten een groep ontvangt. Aan een groep kan ook een beheerder worden gekoppeld.
   5. De volgorde van de verschillende groepen

4. Groepen zijn aan te maken via Beheer/Groepbeheer (zie ook de handleiding op blz.184). Vervolgens kunnen gemeenteleden aan deze groep worden gekoppeld via Rapportage/Klanten en leden. Dit kan per persoon of door een vinkje voor de persoon te plaatsen en dan collectief te muteren (onderaan in het overzicht kiezen bij Actie: Koppelen aan een Groep en welke groep).

5. Voor het instellen van een specifieke beheerder bij de Kerkchat geldt dat deze persoon bij beheer/beheerderaccounts moet worden aangemaakt. Er zijn hiervoor verschillende mogelijkheden:
   1. Een medewerker aanmaken die rechten ontvangt voor de Kerkchat: Deze persoon ziet alle kerkchat-groepen, kan in alle kerkchatgroepen berichten aanmaken en verwijderen. De beheerder heeft ook toegang tot de groep(en), waaraan hij/zij als beheerder is gekoppeld. De beheerder kan ook leden toevoegen.  
   2. Een medewerker aanmaken zonder rechten, ook niet voor de Kerkchat: Deze persoon ziet alleen de kerkchat-groepen waarvoor hij/zij is gemachtigd. Deze persoon kan in deze specifieke groepen waarvoor hij/zij gemachtigd is berichten aanmaken en verwijderen. De beheerder heeft ook toegang tot de groep(en), waaraan hij/zij als beheerder is gekoppeld. De beheerder kan ook leden toevoegen.

Kerkchat:

De belangrijkste kenmerken zijn:

• Door het activeren van de module Kerkchat wordt deze gekoppeld aan het icoontje in de app voor contacten. De contactenlijst is dan verplaatst onder de knop “Meer” (…).
• Beheerder kan kerkchat-groepen/onderwerpen aanmaken en een beheerder toekennen en koppelen aan een groep.
• Beheerder kan berichten van gemeenteleden verwijderen als deze niet passen binnen het beleid van de gemeente (bijv. qua taalgebruik of inhoud).
• Kerkchat is alleen beschikbaar voor goedgekeurde leden (gelijk als bij contactpersonen) en voldoet daarmee aan de AVG.
• Beheerder kan berichten plaatsen, foto’s toevoegen en bestanden.
• Het gemeentelid ziet alleen de kerkchatgroepen waartoe hij/zij behoort en kan hierop filteren.
• Het gemeentelid kan berichten plaatsen, foto’s toevoegen en bestanden in specifieke groep waarin wordt deelgenomen.
• Het gemeentelid kan eigen berichten verwijderen. Dit kan door het bericht naar links te swipen en dan “prullenbak” te kiezen.
• Indien de app is geopend, wordt elke minuut gecontroleerd of er nieuwe berichten zijn. Indien er nieuwe berichten zijn, ziet u dit bij het icoontje van de contactenlijst ( niet realtime). Indien voor de kerkchatgroep een "0" staat dan zijn er geen nieuwe berichten.
• Het gemeentelid kan op elk moment zelf controleren of er nieuwe berichten zijn door te actualiseren (swipen van boven naar beneden).
• Door het openen van de kerkchatgroep worden alle nieuwe berichten binnen die groep als gelezen beschouwd.
• In de webshop zal de kerkchatfunctie naar verwachting in 2023 beschikbaar komen.
• De volgende functie is ook nog in ontwikkeling en naar verwachting gerealiseerd in september 2022: Indien de app niet is geopend, wordt op drie momenten per dag (08.00, 12.00, 16.00 uur en 18.00 uur) aangegeven of er nieuwe berichten zijn. Er staat in de Appostel app dan bijvoorbeeld een 1.

Overige aanpassingen:

1. Vanaf 4 juli 2022 is de tweestapsverificatie voor beheerders verplicht (zie ook eerdere nieuwsberichten).

2. Als een beheerder heeft ingesteld om een e-mailbericht te ontvangen bij een gift, bijdrage of toezegging, wordt deze per rubriek in vervolg gebundeld én ieder uur verstuurd. De beheerder ontvangt niet meer per gift, toezegging of bijdrage een e-mail.

3. Om de contactenlijst (en de Kerkchat) beter te benutten is de procedure voor het gemeentelid gewijzigd:
   1. Nieuwe registraties c.q. nieuw account: Het gemeentelid moet bij de registratie van een nieuw account de volgende vraag verplicht beantwoorden met “Ja” of “Nee”: “Ik wil in de Contactenlijst staan”. Indien met “Ja” wordt beantwoord, zal het gemeentelid automatisch in de contactenlijst worden weergegeven met de uitgebreide gegevens. Het gemeentelid kan vervolgens zijn/haar account alsnog instellen met beperkte gegevens.
   2. Aanmaak account door de beheerder: Het gemeentelid ontvangt per e-mail het bericht van de aanmaak van het account. Bij het inloggen komt dezelfde vraag als bij nieuwe registraties.
   3. Bestaande registraties/accounts die nog niet in de contactenlijst zijn opgenomen: Gemeenteleden die nog niet in de contactenlijst zijn opgenomen krijgen eveneens dezelfde melding in de app/webshop als bij nieuwe registraties.

Op deze wijze kan de gemeente op een pro-actieve wijze de contactenlijst (en Kerkchat) gebruiken én voldoet men aan de AVG.

4. Het gemeentelid heeft de mogelijkheid om in de Appostel app zijn/haar account te verwijderen. Dit kan via “Accountgegevens” en dan wijzigen.
5. Een aantal bugs in de Appostel app is opgelost.